Privacy verklaring | Dutch Historic Rally Club

Inleiding

De DHRC hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door de DHRC dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. De DHRC houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.

In dit privacybeleid staat beschreven hoe de DHRC persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacybeleid omvat alle on- en offlinesystemen waarin persoonsgegevens voorkomen.

Waarvoor gebruikt de DHRC uw gegevens?

De DHRC verwerkt persoonsgegevens voor de onderstaande bedrijfsdoelen:

• facturatie van contributie en diensten;
• correspondentie over evenementen;
• uitsturen van nieuwsbrieven;
• analyses van het aantal deelnemers aan evenementen, woongebied leden, enquêteresultaten en diverse ad-hoc analyses t.b.v. ledenwerving;
• verwerken van enquêteresultaten;
• versturen van het DHRC Rally Magazine;
• versturen van een verjaardagskaart;
• uitnodigingen sturen voor ledenvergaderingen;
• bijhouden standen kampioenschappen en uitslagen rally’s;
• communiceren beeldmateriaal.

Welke gegevens verwerkt de DHRC?

• naam en adres;
• geboortedatum;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• enquêteresultaten;
• bankrekeningnummer;
• beeldmateriaal;
• reacties leden op diverse actuele onderwerpen;
• deelnemers en uitslagen rally’s;
• autogegevens met kentekenplaat.

Deze gegevens zijn opgeslagen in de volgende systemen en files:

• het e-boekhoudsysteem;
• website;
• sisow betalingssysteem;
• ABN-internetbanking;
• op computers van bestuursleden;
• back-upfiles van de penningmeester.

Welke persoonsgegevens bewaart de DHRC?

De DHRC bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Het e-boekhoudsysteem is het ledenadministratiesysteem van de DHRC. Er zijn in- en exportmogelijkheden voorzien, om bijvoorbeeld lijsten te maken voor het versturen van het Rally Magazine. Het is expliciet niet de bedoeling lijsten te exporteren en deze langere tijd te bewaren of door te geven aan mensen die normaliter geen toegang hebben tot die gegevens. Het is de verantwoordelijkheid van degene die deze lijst exporteert en opslaat om te zorgen dat die gegevens correct en veilig worden bewaard.

De gegevens in e-boekhouden blijven aanwezig zo lang het lidmaatschap van het lid loopt. Dit omvat zowel de persoonsgegevens als bijvoorbeeld inschrijvingen en bankgegevens. Na afloop van het lidmaatschap worden de gegevens nog 7 jaar bewaard voor fiscale doeleinden. Formulieren die bij aanmelding van het lidmaatschap worden ingevuld worden direct na invoering in het e-boekhoudsysteem weggegooid.

De gegevens van oud-leden kunnen alleen bekeken worden door een geselecteerd aantal bestuursleden, de ledenadministratie en de webmaster.

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

De DHRC verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dat nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, zoals het versturen van het Rally Magazine.

• Adressen voor reclame per post mogen alleen gedeeld worden met sponsoren als de algemene ledenvergadering het akkoord heeft gegeven. Het voornemen moet wel per nieuwsbrief en/of rally magazine gecommuniceerd worden, waarbij leden zich mogen verzetten.
• E-mailadressen mogen niet gedeeld worden zonder uitdrukkelijke toestemming van individuele leden.

Toestemming voor het plaatsen van beeldmateriaal

Voor het plaatsen en maken van beeldmateriaal dat geplaatst zouden kunnen worden op de DHRC-website, nieuwbrief en het DHRC Rally Magazine hebben wij uw schriftelijke toestemming nodig. Deze toestemming kan op elk gewenst moment door u ingetrokken worden.

 

DHRC website en sociale media

De DHRC maakt gebruik van functionele cookies en cookies voor het beheer van webstatistieken en sociale media. De cookies bewaren geen persoonsgegevens en zijn dus niet aan een individu te koppelen.

De website van de DHRC gebruikt cookies om ervoor te zorgen dat onze website naar behoren werkt: functionele cookies. Zo gebruiken wij cookies voor:

• het onthouden van informatie die u invult op de verschillende pagina’s, zodat u niet steeds al uw gegevens opnieuw hoeft in te vullen;
• het doorgeven van informatie van de ene pagina aan de volgende pagina, bijvoorbeeld als er een lange enquête wordt ingevuld of als u veel gegevens moet invullen bij een formulier;
• het opslaan van voorkeuren, zoals de taal, locatie, het gewenste aantal te tonen zoekresultaten, et cetera;
• het opslaan van instellingen voor een optimale (media)weergave, zoals de resolutiegegevens van uw scherm;
• het uitlezen van uw browserinstellingen om de DHRC-website optimaal op uw beeldscherm te kunnen weergeven;
• het opsporen van misbruik van onze website en diensten, door bijvoorbeeld een aantal opeenvolgende mislukte inlogpogingen te registreren;
• het gelijkmatig belasten van de website, waardoor de site bereikbaar blijft;
• het aanbieden van de mogelijkheid om inloggegevens op te slaan, zodat u die niet elke keer opnieuw hoeft in te voeren;
• het mogelijk maken om te reageren op de DHRC-website.

 

De DHRC gebruikt daarnaast cookies voor statistiek, op basis van Google Analytics:

• het bijhouden van het aantal bezoekers op de DHRC-webpagina’s;
• het bijhouden van de tijdsduur die elke bezoeker doorbrengt op de DHRC-webpagina’s;
• het bepalen van de volgorde waarin een bezoeker de verschillende pagina’s van de DHRC-website bezoekt;
• het beoordelen welke delen van de DHRC-site aanpassing behoeven;
• het optimaliseren van de website.

 

Cookies voor sociale media 

De artikelen, foto’s en video’s die u op de DHRC-website bekijkt, kunt u door middel van buttons delen via sociale media. Voor het functioneren van deze buttons wordt gebruik gemaakt van sociale mediacookies van de sociale mediapartijen, zodat deze u herkennen op het moment dat u een artikel of video wilt delen. Deze cookies maken het dus mogelijk dat ingelogde gebruikers van geselecteerde sociale media bepaalde inhoud van de DHRC-website direct kunnen delen. Voor de cookies die de sociale mediapartijen plaatsen en de mogelijke data die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen op hun eigen websites daarover geven. Let op dat deze verklaringen regelmatig kunnen wijzigen. De DHRC heeft daar geen invloed op.

Overige cookies 

Door de manier waarop internet en websites werken, kan het zijn dat de DHRC niet altijd inzicht heeft in de cookies die via de DHRC-website door derde partijen worden geplaatst. Dit is met name het geval als de DHRC-webpagina’s zogenaamde embedded elementen bevatten; dit zijn teksten, documenten, plaatjes of filmpjes die bij een andere partij opgeslagen zijn, maar die op, in of via onze website getoond worden.

Mocht u op deze website cookies tegenkomen die in deze categorie vallen neem dan rechtstreeks contact op met de derde partij en vraag welke cookies ze plaatsten, wat de reden daarvoor is, wat de levensduur van het cookie is en op welke manier ze uw privacy gewaarborgd hebben.

Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. In de eerste plaats kunt u dit zelf doen op het afgeschermde gedeelte van de DHRC-website, MIJN DHRC. U kunt ook een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar contact@dhrc.nl. De DHRC zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

 

Krijgt u liever geen nieuwsbrief meer?

U kunt u afmelden via de betreffende nieuwsbrief door op de button afmelden te klikken.

 

Heeft u het vermoeden van misbruik van uw persoonlijke gegevens?

Wanneer iemand een vermoeden heeft dat er misbruik wordt gemaakt van persoonsgegevens binnen de DHRC dient dit gemeld te worden bij ledencontact contact@dhrc.nl zodat er waar nodig maatregelen getroffen kunnen worden.

Misbruik van gegevens zal – afhankelijk van de ernst – aanleiding geven tot een van de volgende maatregelen: waarschuwing, ontzeggen toegang tot gegevens, beëindigen functie of taak en eventueel zelfs einde lidmaatschap. Er zal daarnaast ook steeds worden onderzocht of dit misbruik voorkomen kan worden.

 

Veiligheid van uw persoonsgegevens

De DHRC neemt de bescherming van uw gegevens serieus en met passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. De website van de DHRC en het e-boekhoudsysteem maken gebruik van een betrouwbaar SSL-Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. 

Vragen en klachten

Hebt u vragen over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem contact op met het ledencontact contact@dhrc.nl. Ook voor een klacht of melding kunt u hier terecht. Van elke melding zullen we de nodige gegevens registreren. Daardoor kunnen we tijdens behandeling het nodige contact onderhouden met degene die contact met ons heeft opgenomen

Updates privacybeleid

De DHRC  behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Dit beleid zal echter nimmer in strijd zijn met de eisen zoals deze zijn gesteld in de Wet bescherming persoonsgegevens Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt het meest recente privacybeleid raadplegen via www.dhrc.nl.